Produtividade: Princípio de Pareto

Já ouviu falar do Princípio de Pareto? 80-20, não lhe diz nada?

Se é daquelas pessoas que tem mil e uma coisas para fazer e não consegue priorizar as suas tarefas comece por ler a seguinte definição: 20% das causas são responsáveis por 80% dos problemas.

Uma vertente deste princípio é bastante utilizada no mundo produtor-consumidor, ou negócio-cliente: 80% dos seus lucros provêm de 20% dos seus clientes. Aprofundando um pouco mais este princípio, se 80% dos seus lucros são provenientes de 20% dos seus clientes, então porque não focar-se totalmente nesses 20% e esquecer os outros 80%?  Os outros 80% poderão estar a impedi-lo de obter ainda mais lucros dos 20% (não me cansarei de dizer que o foco é um dos pontos essenciais para o sucesso).

Aplicando esta ideia à produtividade, poderá delegar os seus esforços em apenas 20% das suas tarefas, necessitando de identificar quais são as mais importantes, e poderá obter 80% dos seus resultados mais desejados. Tem muitos exemplos no mundo para negligenciar este princípio, começando por pessoas cujo 90% da riqueza é proveniente do investimento em 10 empresas (caso do Warren Buffet) até aos estudos e opiniões dos gurus da produtividade que afirmam que quase tudo o que o preocupa não é importante.

Mesmo que não lhe seja possível limitar a realização a 20% das tarefas que tem em mãos, poderá aplicar o princípio para definir prioridades. A revista Business Harvard Review sugere que faça uma lista das seis tarefas mais prioritárias de cada dia e comece por fazer uma cruz nas últimas cinco. Assim que o seu dia começar, dê 90 minutos do seu tempo à tarefa no topo da lista e durante esse período aponte num papel todas as interrupções desnecessárias que faz, tal como visitas ao Facebook, email, etc. Muito possivelmente, ao fim do dia, irá concluir duas coisas: existem demasiadas coisas que faz enquanto está a realizar uma tarefa que perturbam a sua produtividade e, como consequências, as outras tarefas sobre as quais fez uma cruz, continuarão nesse estado porque não teve tempo para as começar (muito possivelmente, não eram mesmo assim tão importantes).

Se tem dificuldades em definir a sua lista de prioridades, aqui fica uma sugestão dada pela revista Inc.com:

Quando cria uma “to do list” , priorize cada tarefa pelo quantidade de esforço necessário (de 1 a 10, com 1 sendo a menor quantidade de esforço) e os potenciais resultados positivos (de 1 a 10, com 10 sendo o melhor impacto.)

Agora divida os resultados potenciais pela quantidade de esforço para obter o ranking de prioridade. Faça as tarefas com um menor resultado de prioridade em primeiro. Aqui está um exemplo:

  • Tarefa 1: Escrever relatório sobre uma reunião.
    Esforço=10, Resultado=2, Prioridade=5
  • Tarefa 2: Preparar apresentação de marketing.
    Esforço=4, Resultado=4, Prioridade=1
  • Tarefa 3: Ligar a um cliente
    Esforço=1, Resultado=10, Prioridade=0.1
Consegue ver a ordem das prioridades? Deverá fazer primeiro a tarefa 3, depois a tarefa 2 e, por último, a tarefa 1.
Desta forma você conseguirá realizar as tarefas que lhe trazem 80% de sucesso.

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Hugo Sousa @
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